Geschäftsverteilungsplan

  • Geschäftsverteilungsplan gültig ab 05.Juli 2016

In der Mitgliederversammlung des Tierschutzvereins Far-from-Fear e.V. am 18.02.2012 haben die Mitglieder folgenden Beschluss gefasst:
„Um zukünftig bei der Vereinsführung eine “Gewaltenteilung” verbindlich und zwingend vorzuschreiben, möge die Mitgliederversammlung beschließen, dass sich der Vorstand jeweils bei seiner Konstitution eine Geschäftsordnung gibt, mit der jedem Vorstandsmitglied ein Geschäftsbereich zugeordnet wird, den dieses hauptverantwortlich zu vertreten hat. Die Geschäftsbereiche müssen inhaltlich möglichst umfassend detailliert definiert und so gegliedert sein, dass eine ausgewogene Verantwortungs- und Aufgabenverteilung sichergestellt ist. Die Geschäftsordnung ist den Mitgliedern zur Kenntnis zu geben.”

Entsprechend diesem Mitgliederbeschluss gibt sich der, in der Versammlung am 21.05.2016, gewählte Vorstand den nachfolgenden Geschäftsverteilungsplan – unter Bezug und in Ergänzung der bestehende Satzung und des darin festgelegten Vereinszweckes.

1. Allgemeines

Dieser Geschäftsverteilungsplan zeigt die Zuständigkeiten der derzeit amtierenden Vorstandsmitglieder. Jeder neu gewählte Vorstand, kann diesen Geschäftsverteilungsplan nach eigenen Vorstellung / eigenem Können ändern und beschließen.

2. Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins

Dem geschäftsführenden Vorstand gehören an:

1. Vorsitzender derzeit   Gabriele Däwes
2. Vorsitzender derzeit   Ulrieke Gerken
Kassenwart derzeit         Petra Marten
Schriftführer derzeit        Ilka Schaack

  • Der Vorstand ist für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig, soweit sie nicht einem anderen Organ durch Satzung zugewiesen sind.
  • Alle Mitglieder der Vorstandschaft müssen in der Mitgliederversammlung gewählt sein.
  • Alle Vorstandsmitglieder sind dem Satzungszwecks des Vereins gleichermaßen verpflichtet und an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden.
  • Alle Vorstandsmitglieder tragen gleichermaßen die Verantwortung für die in der Obhut des Vereines befindlichen Tiere und haben für deren Wohlergehen Sorge zu tragen.
  • Vorstandssitzungen sind abzuhalten. Aufgrund der räumlichen Entfernungen zwischen den Wohnorten der einzelnen Vorstandsmitglieder, ist die Kommunikation per Telefon oder e-Mail dem gleich zu setzen.
  • Erforderliche Beschlüsse können im e-Mail-Verfahren getroffen werden. Diese Beschlüsse sind mit Anhang der entsprechenden Mails in der nächsten Vorstandssitzung zu protokollieren.
  • Beschlüsse des Vorstandes werden mit einfacher Mehrheit getroffen, wobei jedes Vorstandsmitglied nur eine Stimme hat.
  • Der Vorstand kann Aufgaben an andere Personen, die sich zur Mitarbeit bereit erklären, delegieren

3. Beirat

Der Beirat unterstützt den geschäftsführenden Vorstand bei seiner Arbeit.  Die Mitglieder des Beirates können bei wichtigen Themen zu Vorstandssitzungen eingeladen bzw. in den entsprechenden Mailverkehr eingebunden werden. Sie haben dann beratende Funktion, aber kein Stimmrecht.

Dem Beirat gehören derzeit folgende Vereinsmitglieder an:

Jutta Adlon
Jacqueline Bilau
Gabi Wende

4. Der 1. Vorsitzenden obliegt in erster Linie

gleichberechtigt mit der 2. Vorsitzenden

  • die Verantwortung für das Wohl der dem Verein anvertrauten Tiere,
  • die Betreuung der Pflegestellen soweit sie über die Delegation an die Regionalbetreuungen hinausgeht,
  • der generelle Kontakt zu anderen Tierschutzorganisationen gleicher Zielrichtung – insbesondere auch zu den spanischen Tierschutzkollegen

Im Zuge der Geschäftsverteilung fallen ihr ferner insbesondere folgende Aufgaben zu:

  • die Einberufung sowie der Vorsitz in allen Sitzungen und Versammlungen,
  • die Betreuung der Mitglieder und die Verwaltung der Mitgliederdaten,
  • Zusammenarbeit und Koordination mit den spanischen Partnern bezüglich der dem Verein bereits anvertrauten oder noch anzuvertrauenden Tiere,
  • gesamte vertragliche und rechtliche Verwaltungsarbeit des Vereins – insbesondere der Verträge und Listen, die mit den dem Verein anvertrauten Tieren im Zusammenhang stehen.

Im Falle der Verhinderung eines der anderen Vorstandsmitglieder übernimmt die 1.Vorsitzende deren Aufgaben gem. Geschäftsverteilungsplan bzw. delegiert diese Aufgaben an ein anderes Vorstandsmitglied.

5. Die 2. Vorsitzende

vertritt die 1. Vorsitzende im Verhinderungsfall in allen unter 4 genannten Bereichen,                                      und hat gleichberechtigt mit der 1. Vorsitzenden

  • die Verantwortung für das Wohl der dem Verein anvertrauten Tiere,
  • die Betreuung der Pflegestellen soweit sie über die Delegation an die Regionalbetreuungen hinausgeht,
  • der generelle Kontakt zu anderen Tierschutzorganisationen gleicher Zielrichtung – insbesondere auch zu unseren spanischen Tierschutzkollegen

Im Zuge der Geschäftsverteilung fallen ihr ferner folgende Aufgaben zu:

  • die Öffentlichkeitsarbeit wie z.B
    • Aufklärungsarbeit über die Zielsetzungen des Vereines,
    • die Internetrepräsentanz,
    • die Veröffentlichung von Information über das Vereinsgeschehen und allgemeine Themen der artgerechten Tierhaltung,
  • Koordination der Internet-Vorstellung bezüglich der dem Verein bereits anvertrauten oder noch anzuvertrauenden Tiere,
  • die Präsentanz des gesamten Internetauftritts des Vereins in allen Bereichen,
  • Zusammenarbeit und Koordination mit Tasso eV und Shelta eV.

6. Sowohl die 1. als auch die 2. Vorsitzende können aus ihrem Verantwortungsbereich Aufgaben an andere, an     der Mitarbeit interessierte, Personen delegieren. Diese Personen unterstehen und berichten dann dem, für     diesen Bereich hauptverantwortlichen Vorstandsmitglied.

7. Die Kassenwartin

  • erledigt die kaufmännische Buchführung, inklusive Belegsammlung, Journalführung und Erstellung eines detaillierten Kassenberichtes zum jeweiligen Jahresende,
  • legt nach Ende des Geschäftsjahres sämtliche Belege, Kassenbücher und Kontoauszüge den gewählten Kassenprüfern zur Prüfung vor, die danach den Kassenprüfungsbericht erstellen und der Mitgliederversammlung vorlegen,
  • führt das Konto / die Konten und eine eventuelle Barkasse hauptverantwortlich,
  • erstellt, unterzeichnet und verschickt die Spendenbescheinigungen,
  • führt die Einzüge der Mitgliedsbeiträge aus.
  • führt die Bestandsliste eventueller vereinseigenen Gegenstände ggf. inklusive Shop-Bestand,
  • erledigt die steuerlichen Angelegenheiten des Vereins, incl. Steuererklärung für den Freistellungbescheid.

8. Die Schriftführerin

  • protokolliert sämtliche Sitzungen und Versammlungen,
  • lädt auf Veranlassung der 1. Vorsitzenden   (im Verhinderungsfall der 2.Vorsitzenden)zu Vorstandsitzungen  und  zu Mitgliederversammlungen,
  • organisiert die Mitgliederversammlungen,
  • unterstützt die 2. Vorsitzenden in allen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit.

9. Beschränkungen

a) Vollmachten für alle Vereinskonten sollen erhalten

  • die Kassenwartin
  • die 1. Vorsitzende
  • die 2. Vorsitzende

b) die Höhe der Beträge der alleinigen Verfügungskompetenz wird wie folgt festgesetzt:

  • für den Kassenwart, die 1. und 2. Vorsitzende jeweils Euro 1.000,–

Jede über diesen Betrag hinausgehende Verfügung, ist durch einen Vorstandbeschluss zu autorisieren. Diese Autorisierung kann im e-Mail-Verfahren herbeigeführt werden und die entsprechende Mail ist im Ordner der Vorstandbeschlüsse aufzubewahren.

10. Regionalbetreuung

Die Betreuung der Pflegestellen ist bereits derzeit und kann auch künftig vom Vorstand auf einzelne regionale Betreuungspersonen delegiert werden.
Die Regionalbetreuung wird auf mehrheitlichen Beschluss des Vorstand ernannt bzw. ggf. auch abberufen und hat im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • Betreuung, Beratung und Hilfestellung der mit ihr zusammenarbeitenden Pflegestellen in allem Fragen rund um Pflegetier, insbesondere bei
    • der Auswahl des Tieres, das am besten in die Lebensgegebenheiten der Pflegestelle passen kann,
    • gesundheitlichen Problemen,
    • Verhaltensauffälligkeiten,
  • Koordinationshilfe bei der Übernahme und Aufnahme des Tieres,
  • Weitermeldung von eventuellen gesundheitlichen Problemen, anstehenden Tierarztbesuchen oder Verhaltensproblemen an den Vorstand,
  • erster Ansprechpartner und Koordinator für potentielle Adoptionsfamilien,
  • Unterstützung der Pflegestelle im Zuge der Vermittlung eines Tieres in ein neues Zuhause,
  • Meldung erfolgreicher Adoptionen an den Vorstand.

Dieser Geschäftsverteilungsplan behält Gültigkeit bis er von einem amtierenden Vorstand geändert und neu veröffentlicht wird.
Der amtierende Vorstand ist für sachliche Kritik und fundierte Verbesserungsvorschläge jederzeit offen.
Unser Verein lebt von Mitgliedern und auch Nichtmitgliedern, die engagiert für die Vereinsziele eintreten.

Im e-Mail-Verfahren beschlossen und gezeichnet 05.07.2016

1. Vorsitzende   Gabriele Däwes

2. Vorsitzende   Ulrieke Gerken

Kassenwart        Petra Marten

Schriftführerin    Ilka Schaack

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